Lineamientos del proyecto Lectura Gestión de la Calidad
Contenido Contenido..................................................................................................................................... 2 1. Descripción del proyecto .................................................................................................... 3 2. Organización de los equipos .............................................................................................. 3 3. Proceso del proyecto .......................................................................................................... 4 4. Entregables del proyecto .................................................................................................... 5 5. Presentación del proyecto .................................................................................................. 9 6. Estructura del informe final del proyecto ........................................................................ 11 7. Evaluación .......................................................................................................................... 12 8. Penalización....................................................................................................................... 13
3 1. Descripción del proyecto El proyecto consiste en brindar asesoría para una mipyme, realizando un diagnóstico para identificar sus necesidades en términos de metodologías de calidad, documentación de procesos y sistemas de gestión. Con el propósito de ofrecer soluciones específicas para mejorar la eficiencia y calidad en las operaciones por medio de recomendaciones que impulsen el rendimiento y la competitividad de la mipyme. Este proyecto cuenta con horas de vinculación, las cuales se acreditarán según la calidad y puntaje dado por el docente-tutor. 2. Organización de los equipos Los proyectos serán desarrollados por equipos integrados por 4 o 5 personas, dependiendo del número de matriculados por sección. Estos serán organizados por el docente-tutor en la segunda y tercera semana de clases, de acuerdo con la sede a la que pertenecen; para ello, se publicará en la sección Anuncios del aula virtual el nombre de los integrantes de cada equipo. Posteriormente, el docente creará en el aula virtual los grupos para que los estudiantes realicen la entrega grupal del proyecto (el proceso de entrega será de manera rotativa entre los miembros del equipo, coordinados por el líder). Cada equipo deberá nombrar a un líder, quien será el encargado de concertar las reuniones virtuales de trabajo, así como coordinar el desarrollo y distribución de las entregas de cada asignación relacionada con el proyecto. Cada integrante del equipo es responsable de reunirse virtualmente con sus compañeros en las fechas acordadas por el equipo, entregar en tiempo y forma el trabajo solicitado y proponer de forma proactiva ideas o sugerencias para el desarrollo de la asignación.
4 El líder estará a cargo de informar al docente-tutor si uno de los integrantes del equipo no cumple con la entrega de lo acordado o no aporta al desarrollo de la asignación. En este caso, la persona perderá automáticamente el puntaje del entregable. 3. Proceso del proyecto A continuación, se muestra el proceso para el desarrollo del proyecto: Semana 2 y 3 • Organización de equipos por parte del docente-tutor • Selección de la mipyme Semana 4 (primer avance) • Diagnóstico de la situación actual de la mipyme Semana 6 (segundo avance) • Marco teórico • Problemática encontrada Semana 9 (tercer avance) • Plan de implementación • Presentación del proyecto Semana 10 • Entrega final del proyecto
5 4. Entregables del proyecto Semana 2 y 3: previo al primer avance del proyecto A continuación, se presentan las actividades que deben realizar previo al desarrollo del primer avance: 1. Organizar los equipos por parte del docente-tutor, dependiendo del número de estudiantes matriculados y esperando el cierre de matrícula extraordinaria. 2. Seleccionar la mipyme, para lo cual deben considerar los siguientes aspectos: 1. Que cuente con una antigüedad mínima de 4 años. 2. Que cuente con un mínimo de 20 colaboradores. 3. Que cuente con áreas en donde se desarrollen procesos de productos o servicios. 3. Establecer los primeros contactos con el propietario o encargado de la mipyme, el cual deberá estar dispuesto a contribuir con el desarrollo del proyecto desde su inicio hasta el fin; aquí se debe incluir: 1. Contacto principal dentro de la mipyme con quien van a mantener comunicación durante el desarrollo del proyecto (nombre completo y cargo que ocupa). 2. Contacto secundario dentro de la mipyme, con quien van a mantener comunicación en caso de no poder comunicarse con el contacto principal (nombre completo y cargo que ocupa). 3. Teléfono fijo o móvil del oficial de contacto. 4. Proveer correos electrónicos, tanto del contacto oficial como del contacto secundario. Además de explicar el propósito del proyecto a los contactos del negocio emprendedor, para establecer la forma mediante la cual se obtendrá la información necesaria para el desarrollo de cada avance del proyecto (puede ser a través de
6 videoconferencias, llamadas telefónicas, correo electrónico u otra forma que estimen conveniente). 4. Firmar la carta de aceptación: para ello, el propietario o encargado de la mipyme deberá firmar la respectiva carta de aceptación, para evitar inconvenientes en el proceso del proyecto. Deberán plantearle al contacto directo de la mipyme que, de acuerdo con los hallazgos del proyecto, se presentará un informe que será entregado en la semana 10. Esto será estrictamente a nivel académico y de carácter no monetario. Nota: • Es importante que el equipo establezca los primeros contactos con el encargado de la mipyme y asegurarse de que el mismo estará dispuesto a contribuir con el desarrollo del proyecto desde su inicio hasta el fin. • El proyecto lo pueden realizar en la empresa en la que labore uno de los integrantes del equipo. Semana 4: primer avance del proyecto Para este avance del proyecto, deberán realizar lo siguiente: • Portada • Índice de contenido • Índice de tablas • Introducción general del proyecto (la irán completando hasta la entrega final) • Objetivo general (1) • Objetivos específicos (3) • Diagnóstico de la situación actual de la mipyme: para determinar sus necesidades en cuanto a: ✓ Metodología de calidad ✓ Levantamiento de procesos
7 ✓ Diseño de sistema de gestión • Anexos, que se irán ampliando en los siguientes avances (fotografías de la mipyme, del equipo y todo aquello que pueda enriquecer el trabajo llevado a cabo durante las semanas con respecto del proyecto del curso) • Bibliografía (3 referencias bibliográficas) Notas: • En caso de que la mipyme no cuente con uno de los aspectos mencionados anteriormente, se debe profundizar en la entrevista, con el fin de obtener la información necesaria para su creación. • Descargue la plantilla que contiene el diagnóstico que deberán aplicar a la mipyme. • Deberán grabar las reuniones grupales de este primer avance y luego subir el video a OneDrive desde el correo institucional del líder del equipo; posteriormente, se debe copiar el enlace en la sección de anexos. • Una vez que se entregue el primer avance, deben iniciar a trabajar en el segundo avance del proyecto de acuerdo con el contenido que se vaya abordando, con el fin de evitar que el trabajo se acumule para la semana 6. • En este proyecto realizarán una presentación, es por ello que desde el primer avance tienen que comenzar a trabajar en ella, la cual debe procurar el uso de plantillas u otro programa que les permita entregar una presentación digital. En esta presentación deben incluir una síntesis del proyecto, es decir, la información y los hallazgos más relevantes de cada avance, según la estructura proporcionada en los lineamientos del proyecto. • La presentación se irá completando a medida que se vayan realizando los otros avances con sus respectivas correcciones. El docente-tutor programará una videoconferencia en la semana 9 para dicha presentación.
8 Semana 6: segundo avance del proyecto Para este avance del proyecto, deberán realizar lo siguiente: 1. Presentar las correcciones realizadas al primer avance, con base en la retroalimentación dada por el docente. De igual manera, complementar la introducción general del proyecto. 2. Marco teórico (de acuerdo con la necesidad encontrada) 3. Problemática encontrada: ✓ Descripción de la problemática ✓ Título de la propuesta de mejora según la necesidad encontrada ✓ Descripción de la propuesta de mejora o solución a implementar ✓ Objetivo de la propuesta de mejora ✓ Beneficios esperados (tangibles e intangibles) Nota: Una vez que se entregue el segundo avance, deben iniciar a trabajar en el tercer avance del proyecto de acuerdo con el contenido que se vaya abordando, con el fin de evitar que el trabajo se acumule para la semana 9. Deben seguir trabajando en la presentación, colocando los aspectos más relevantes del segundo avance. Semana 9: tercer avance del proyecto Para este avance del proyecto, deberán realizar lo siguiente: • Presentar las correcciones realizadas al segundo avance, con base en la retroalimentación dada por el docente. De igual manera, complementar la introducción general del proyecto. • Plan de implementación: ✓ Pasos y responsabilidades ✓ Cronograma de actividades ✓ Presupuesto
9 Para elaborar el presupuesto, deben investigar los costos estimados (recursos requeridos y costos de recursos) reflejando lo siguiente: 1. Costos directos 2. Costos indirectos 3. Gastos operativos recurrentes 4. Total estimado de costos ✓ Indicadores clave de éxito ✓ Evaluación y seguimiento • Conclusiones (3) • Recomendaciones (3) Notas: • Descargue la plantilla que contiene el plan de implementación que deberán proponer a la mipyme. • Una vez que se entregue el tercer avance, deben iniciar a trabajar en la entrega final del proyecto, con el fin de evitar que el trabajo se acumule para la semana 10. Deben finalizar la presentación, colocando los aspectos más relevantes del tercer avance. 5. Presentación del proyecto Semana 9: presentación del proyecto 1. En la presentación se debe evidenciar claramente la información y los hallazgos sobre el proyecto realizado, incluyendo: • Objetivo general (1) • Objetivos específicos (3) • Diagnóstico de la situación actual de la mipyme • Problemática encontrada
10 • Descripción de la propuesta de mejora o solución a implementar • Beneficios esperados (tangibles e intangibles) • Plan de implementación • Conclusiones (3) • Recomendaciones (3) 2. Cada equipo deberá exponer de forma virtual su proyecto final a través de una videoconferencia en la semana 9. 3. Se recomienda que estén presentes todos los equipos en las exposiciones. 4. La exposición debe tener una duración máxima de 20 minutos, distribuidos de la siguiente manera: 15 minutos de exposición de cada equipo y 5 minutos de preguntas y respuestas, ya sea por parte de la audiencia o el docentetutor. 5. La exposición la realizarán dos miembros del equipo, los cuales serán seleccionados al azar por el docente-tutor. El resto de los integrantes del equipo debe estar preparado para contestar las preguntas que se realicen durante la exposición. 6. Su exposición debe reflejar dominio del tema, coherencia y orden de ideas; además, es imperativo el uso de la presentación como auxiliar para la exposición del tema. Semana 10: entrega a la empresa En esta entrega deberán presentar lo siguiente: 1. Las correcciones solicitadas al tercer avance del proyecto con base en la retroalimentación dada por el docente para la entrega a la mipyme. 2. Realizar la entrega oficial a la mipyme. Posteriormente, completar y presentar las hojas de reporte de vinculación: • Ficha de visita a la mipyme, con la firma y sello correspondiente.
11 • Hoja de reporte de vinculación 1: “Proyecto de vinculación en el marco de una asignatura”, para la respectiva firma del docente-tutor. • Hoja de reporte de vinculación 2: “Evaluación de la calidad del producto entregado en el marco de una asignatura”, con la firma correspondiente. • Carta de recepción del proyecto final, firmada y sellada por la mipyme. 3. En el aula virtual deben cargar lo siguiente: • Informe del proyecto con sus respectivas plantillas y con las correcciones respectivas. • La ficha de visita a la mipyme. • Hojas de reporte de vinculación 1 y 2. 6. Estructura del informe final del proyecto La entrega final del informe del proyecto debe presentarse en un documento de Word, con la siguiente estructura: • Portada • Índice de contenido • Índice de tablas (si aplica) • Introducción general del proyecto • Objetivo general (1) • Objetivos específicos (3) • Marco teórico • Diagnóstico de la situación actual de la mipyme • Problemática identificada • Descripción de la propuesta de mejora o solución a implementar • Beneficios esperados (tangibles e intangibles) • Plan de implementación
12 • Conclusiones (3) • Recomendaciones (3) • Bibliografía (3) • Anexos (fotografías de la empresa, del equipo y todo aquello que pueda enriquecer el trabajo llevado a cabo durante las semanas con respecto del proyecto del curso, así como los anexos que se han incluido en el primer y segundo avance, además del reporte correspondiente a cada entrega) 7. Evaluación • El proyecto se divide en cuatro entregables, los cuales son secuenciales y la ponderación dependerá del grado de dificultad de cada uno. • Por cada avance se solicitará un reporte del trabajo en equipo, el cual debe incluir lo siguiente: Equipo Integrantes Aporte Observación Ponderación En este espacio, deben colocar el número del equipo. En este espacio, deben colocar el nombre de cada integrante. En este espacio, deben colocar el aporte general realizado por cada uno de los integrantes. En este espacio, pueden incluir otros aspectos relevantes en cuanto al trabajo realizado en equipo. El líder colocará una ponderación total del 1 al 100 % para cada integrante.
13 8. Penalización • El estudiante que no brinde aportes y no colabore con su equipo en cada uno de los avances automáticamente perderá el puntaje y su nombre no deberá ser incluido en la portada. • El proceso de entrega será de manera rotativa entre los miembros del equipo (el líder realizará la distribución); deberán subir el documento con su respectiva portada, donde se incluya el nombre de todos los miembros del equipo que trabajaron en cada avance del proyecto. Si su nombre no está en la portada serán calificados con 0 puntos.
14 Gestión de la Calidad
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