Elementos internos en el diseño de la estructura organizacio

Las reglas, los procedimientos de operación estándar y las normas dejan en claro las expectativas de las personas entre ellas y evitan malos entendidos con respecto a la responsabilidad por el uso de poder. Tales lineamientos pueden evitar que un supervisor aumente arbitrariamente la carga de trabajo del subordinado y que el subordinado ignore las tareas que son una parte legítima del empleo. Un simple conjunto de reglas establecidas por el supervisor de algunos trabajadores de limpieza (equipo G) en el edificio de la A&M University de Texas estableció claramente las responsabilidades de tarea y dejó en claro las expectativas. Las reglas y normas mejoran la integración y coordinación de los papeles organizacionales en diferentes niveles y entre distintas funciones. La diferenciación vertical y horizontal divide la organización en diversos papeles que deben coordinarse e integrarse para lograr las metas de la misma. Las reglas y normas son aspectos importantes de la integración. Especifican cómo interactúan los papeles y proporcionan los procedimientos que las personas deben seguir para realizar conjuntamente una tarea. Por ejemplo, una regla puede estipular que “El departamento de ventas deberá informar al de producción con cinco días de anticipación sobre cualquier cambio en los requisitos de los clientes”. O una norma informal puede requerir a los meseros con poco trabajo que ayuden a los que se han atrasado en el servicio a los clientes. Es importante no subestimar nunca el poder de las reglas, como deja claro la siguiente sección de perspectiva organizacional. Desgraciadamente, estos cambios llegaron muy tarde para salvar la cadena; nada acaba tanto con la reputación de un restaurante como la mala calidad de los alimentos. Los clientes se lo comentan a sus amigos; la noticia se difunde. El episodio de China Coast ilustra una importante lección en el diseño organizacional: los gerentes deben tener una estructura planeada, que funcione y probada antes de embarcarse en ambiciosos intentos de expansión. Esto es por lo que en la actualidad, antes de iniciar una cadena de restaurantes o cualquier otro tipo de negocio, se crea un prototipo y se prueba en una ubicación típica. Antes de que el concepto se extienda, se solucionan todas las fallas involucradas en la operación de un negocio, y se desarrollan y codifican en manuales de operación las reglas y procedimientos de operación estándar. Principio seis: las acciones, decisiones y reglas administrativas deben formularse y ponerse por escrito. Cuando se escriben las reglas y decisiones, se convierten en guías oficiales de la forma en que funciona una organización. Así, aun cuando el empleado deja la organización, una indicación de lo que esa persona hizo forma parte de los registros escritos de la misma. Una estructura burocrática da a la organización una memoria, y es responsabilidad de sus integrantes capacitar a sus sucesores para que haya una continuidad en la jerarquía organizacional. Los informes por escrito también aseguran que la historia organizacional no pueda alterarse y que las personas se responsabilicen de sus decisiones.